Гайд по работе с целями

Начинай, представляя конечную цель

Используй этот принцип всегда, и большинство вопросов будет очень легко решить.
По воскресеньям все сотрудники Управляющей Компании и Управляющие адресами подводят результаты текущей недели и пишут свои цели на предстоящую неделю. Это помогает отслеживать свою эффективность и работать над ней, оставаться всем в одном информационном поле и достигать глобальных целей.

ЦЕЛЕПОЛАГАНИЕ

Выбор целей

Цели каждого руководителя должны быть сонаправлены с целями компании. Главная цель компании с финансовой стороны - рост прибыли, то есть рост выручки и снижение издержек. Каждая цель должна быть направлена на один из критериев формулы прибыли.

Для управляющего в первую очередь - это работа с командой и наращиванием выручки

Пойдем поэтапно:

1. Приступая к планированию, сначала следует определить глобальную цель для своего адреса
например - выполнение плана по выручке на 110%

2. Далее - декомпозируем эту цель на более понятные: что нужно сделать, чтобы достичь цели?
Например, что нужно, чтобы выросла выручка? Должен быть позитивный гостевой опыт = перекрыто расписание, время отдачи до 2 минут, все рекламации отработаны, внешний вид сотрудников по регламенту, изобильная витрина в течение всего дня, резиденты должны знать о кофейне

3. Затем цели месяца декомпозировать на цели каждой недели. Так мы получаем «скелет», на который будем опираться ежедневно.
Например:
- 3 точки фокуса первой недели - внешний вид бариста, умение отрабатывать рекламации, наполненность витрины
- на вторую неделю удерживаем во внимание точки фокуса первой недели и добавляем еще 1 - время отдачи до 2 минут
- на третью неделю добавляем еще одну точку фокуса - перекрыто расписание
- на четвертую неделю добавляем активную работу с локальным маркетингом

Цели недели следует декомпозировать на задачи, которые будут распределены по дням
Например:
- ежедневно на каждой пятиминутке проверять соответствие внешнего вида бариста регламенту
- в течение недели провести с каждым сотрудником мини-аттестацию на тему отработки рекламации + проверить каждого в работе с гостем
- каждый час проверять внешний вид витрины, поправлять ее
и так далее

Так, сравнивая цели и результаты каждого дня, недели, месяца, можно будет отследить эффективность своей работы. И это непременно будет сказываться на математике кофейни!
Формулировка цели
После определения того, какой результат нужен в конце года, каждого месяца и недели, нужно сформулировать цели таким образом, чтобы их было легко достичь. 80% успеха достижения цели зависит от ее формулировки.
Мы формулируем цели по системе SMART. Согласно ей, цель должна быть:
  • Specific / конкретная
    «Конкретная» означает, что должен быть точно определен результат цели. То есть фокусируемся на том, чего хотим достичь, а не на способе достижения, что позволяет мыслить шире и брать во внимание больше факторов. Формулировка будет соответствующая.

    Ответь на вопросы:
    - какого результата я хочу достичь за счет выполнения цели?
    - кто вовлечен в выполнение цели?
    - Есть ли доп условия, необходимые для достижения цели?

    Если при постановке цели выявились несколько результатов, которые должны быть достигнуты, цель следует декомпозировать - так психологически проще.

    Например:
    - увеличить гостевой поток в кофейне - неконкретно и непонятно, как приступить к выполнению
    - количество чеков в неделю выросло на 10% за счет размещения плаката в лифте БЦ через дорогу - уже конкретнее и понятнее, но требует дальнейшей доработки.
  • Measurable / измиримая
    Добавить измеримые критерии. Именно они помогут определить, достигнута цель, или нет.

    Ответь на вопросы:
    - когда будет считаться, что цель достигнута?
    - какой показатель будет говорить о достижении результата?

    Например:
    - расширить команду, чтобы справляться с гостевым потоком - непонятно, сколько нужно человек, как скоро они начнут справляться с потоком, как измеряется гостевой поток
    - проводить минимум по 1 собеседованию каждый день и нанять 3 сотрудника - понятно, что цель будет достигнута, если будут наняты 3 человека, и не будет, если будет нанято меньше
  • Achievable / достижимая
    Важно ставить амбициозные цели, чтобы было интересно работать, но в пределах разумного, иначе недостигнутые из недели в неделю цели будут ощущаться психикой как груз и демотивировать. Определяй степень достижимости, основываясь на сроке выполнения задачи, текущем положении и своем опыте.

    Например:
    - увеличить выручку на 1.000.000 в неделю, выдав 500 стикеров - амбициозно, но такой скачок по выручке за такой короткий промежуток времени невозможен
    - увеличить выручку на 60.000 в неделю за счет размещения на 8 экранах ТЦ, в бизнес-центре напротив и поста с особой ценой для студентов в ВУЗе через дорогу - вполне достижимо, двигайся к большой цели, совершая небольшие шаги регулярно!
  • Relevant / сонаправленная, значимая
    Здесь нужно оценить, какую пользу работе принесет достижение цели, и насколько она соответствует целям компании. Если при выполнении цели пользы для компании нет, не стоит тратить на нее свой ресурс

    Например:
    - каждый день проводить дегустацию горячих позиций на кассе для повышения спроса на них - в кофейне больше спрос на напитки, а не горячие позиции, и такие действия дадут больше списаний, а не выручки
    - провести аттестацию по красочному описанию новых позиций для 13 бариста перед стартом новой коллекции - именно сотрудники будут определять успех старта новой коллекции, и важно уделить внимание тому, насколько они погружены в тему
  • Time bound / ограниченная по времени
    Установка срока выполнения цели позволяет сделать процесс более контролируемым и понятным психике.
    Например:
    - увеличить выручку за счет участия в мероприятиях ТЦ - не понятно, какие мероприятия, когда будут и как привлекут выручку
    - опубликовать в понедельник пост в соц. сетях ТЦ с розыгрышем нового напитка, определить победителя в воскресенье

Для достижения целей руководителю нужно работать над распределением рабочего времени и приоритетов задач.

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ

В достижении целей помогает грамотное распределение рабочего времени. Практика в тайм-менеджменте помогает руководителю распределить нагрузку в течение дня, недели и месяца.

Вот небольшие советы:

1. Планируй
Каждое воскресенье прописывай цели на будущую неделю.
Перед началом работы декомпозируй цели на задачи и распредели их на всю неделю вперед. Начни с самых сложных задач, чтобы не пришлось справляться со всеми в последний день.

В рамках одного дня ставь не более 2-3 сложных задач, не более 2-3 встреч. Начинай день с 1-2 простых задач, чтобы разогнаться, а максимальную нагрузку распределяй в промежуток примерно с 9 до 17 - это время нашей наибольшей активности.

2. Приоритезируй
Расставляй задачи по приоритетам:
- срочные и важные - выполняй
- важные, но не срочные - запланируй
- срочные, но не важные - делегируй
- не срочные и не важные - делегируй, откажись

В идеале, если 80% задач руководителя важные и не срочные

3. Структурируй
Подумай о том, как отслеживать выполнение задач своих и делегированных

Кстати, лучше всего фиксировать свои цели и задачи на бумаге, а не в электронном виде: элементы эстетики (красивый ежедневник, любимая ручка, аккуратный почерк) помогают полюбить этот процесс еще больше