1. Место хранения

При подсчете инвентаризации мы учитываем все места хранения. Их три - склад, бар и бэк. Чем больше порядка в вашей кофейне, тем проще считать инвентаризацию.

2. Единицы измерения

Важно проверять единицы измерения, в которых мы вводим продукты - где-то это пачки, где-то граммы, а где-то упаковки.

Мы подсчитываем абсолютно все продукты, которые есть в кофейне. Чтобы посчитать открытое молоко или сироп, нужно взвесить пустую упаковку и вычесть ее из массы полупустого продукта. Также можно перелить остаток молока из коробки в питчер, взвесить его, перелить обратно

3. Завершение инвентаризации

При завершении инвентаризации мы нажимаем кнопку "Завершить с проведением". После этого бланк инвентаризации появится в iikoChain.

4. Время проведения инвентаризации

Фактическое время проведения встает в программе автоматически.
Если вдруг вы забыли завести накладную со вчера и введете ее позже - программа сама подтянет остатки к вам на склад, отталкиваясь от времени, которое вы укажете в накладной.

Здесь есть взаимозависимость, мы считаем только те ингредиенты, которые приехали "до инвентаризации". Тут нужно ориентироваться на время, указанное в накладной, а не фактическое время попадания на склад.

Именно по этой логике мы, например, не берем в учет новую поставку на витрину - время ее прихода на склад 9:00 ⇒ эта продукция еще не числится на остатках во время проведения инвентаризации.

1. Работа с потерями / излишками

Посчитать инвентаризацию - это только половина успеха. В iikoChain в поиске вводим "Инвентаризация". Там мы увидим результаты всех своих инвентаризаций.

Чтобы детально рассмотреть плюс и минус - нажимаем на бланк, переходим "внутрь" инвентаризации.

Здесь красным подсвечены позиции, по которым программа считывает минус. Чтобы отсортировать позиции по количеству и увидеть топ расхождений - нажимаем на ячейку "разница кол-во", чтобы отсортировать по стоимости - "разница, сумма, р".

2. Выдвижение гипотез

Мы видим результаты в недостаче или избытке по определенным позициям. Вот несколько примеров:

-> За неделю у меня -100 л коровьего молока. Это один из самых ходовых продуктов. Вот возможные причины, по которым он может минусить:
- бариста наливают больше, чем "по риску" в питчер
- бариста не соблюдают правило о напитках без льда и наливают полный стакан молока, не соблюдая ТТК
- мы не заметили пару паков молока при подсчетах в воскресенье
- мы не завели одну из накладных или поставили в ней некорректные дату / время
- ребята не списывают свои напитки через систему и пьют "мимо кассы"

-> У меня в плюсе сэндвичи, то есть мы продали их больше, чем завели в программу. Возможные причины:
- мы потеряли одну накладную и не ввели ее в iiko ⇒ по системе не было прихода на склад
- мы неправильно ввели накладную в iiko, перепутали время, количество или фасовку
- бариста на кассе пробивает позиции неверно (например, вместо сэндвича с курицей пробил сэндвич с ветчиной)

Как правило - плюс по инвентаризации это ошибка в подсчете и вводе документов. А минус - потери на станции или некорректные списания.

3. Действие

После просмотра результатов и выдвижения гипотез всегда должно следовать действие, направленное на сокращения минуса и плюса. Глобальная цель - свести расхождения к нулю.

Пример действий, направленных на сокращение расхождения:

-> Старший смены отправляет в конце каждой своей смены список стафф питания и чек, который подтверждает списание этих продуктов

-> Если минусит сырная пена - мы сами встаем на станцию, за спину бариста, и смотрим, используют ли они весы, а если используют - соблюдают ттк или ставят стакан на весы просто по привычке.

-> Если минусит мелкоштучка, можно понаблюдать, оплачивают ли бариста то, что берут сверху своего обеда, и как списывают треснутые макаруны или печенье, если такое случается

Работа с инвентаризацией считается хорошей, если сумма расхождений (по модулю) попадает в пределы 0,5% от выручки.

Для примера сумма расхождения по модулю 2 выделенных строк: 5 518,92 + 5 557,99 = 11 076,91