Работа с накладными и реестром: до 12:00
Еще раз отметим, что всю работу за компьютером нужно закончить до 12:00
После этого времени фокус управляющего направлен на работу команды и бесшовность гостевого опыта
После этого времени фокус управляющего направлен на работу команды и бесшовность гостевого опыта
Работа с накладными и реестром ведется ежедневно
Накладные приезжают нам с каждой поставкой.
Если мы подписываем накладную, значит мы подтверждаем, что получили именно тот товар, который указан
в накладной, и именно то его количество, которое написано
Удобно работать по следующей системе:
-> до 12:00 завести и подготовить для бухгалтерии все накладные за предыдущий день
-> в течение остального дня складывать новые накладные в отдельную папку, предназначенную для них.
При приеме поставок сразу сверяй накладную с фактом поставки
Итак, как работать с накладными поэтапно:
- Проверить, что все накладные подписаны, на них стоит печать юр лица
- Разделить на 2 стопки накладные, которые пришли в 2 экземплярах-> в первой стопке все накладные, которые нужно передать в бухгалтерию
-> во второй стопке - вторые экземпляры накладных, которые нужно вернуть поставщику (сложи их в отдельный файл, чтобы передать транспортной компании, и подпиши файл) - Накладные из стопки для бухгалтерии завести в IIKO и проставить в реестр оплатУдобно делать это параллельно:
-> заводишь накладную в IIKO
-> отсчитываешь дату, когда она должна быть оплачена, указываешь ее в IIKO
-> сразу ставишь сумму накладной на оплату в реестре оплат на эту же дату - Сложить накладные для бухгалтерии в отдельный файл, подписать его
Заведение накладных в IIKO
Чтобы завести накладную в IIKO впервые, нужно:
1. Находясь на своем складе, скопировать заготовленный шаблон поставщика
(нажать на него правой кнопкой мыши -> скопировать)
2. Заполнить шапку накладной:
- дата и время прихода поставки
- номер накладной - в поле "Вход. документ №"
- проверить, что поставщик указан корректно
- покупатель (должен быть твой склад)
- ✔️ в «оприходовать на склад»
- повторно - дата под строкой «счет фактура»
1. Находясь на своем складе, скопировать заготовленный шаблон поставщика
(нажать на него правой кнопкой мыши -> скопировать)
2. Заполнить шапку накладной:
- дата и время прихода поставки
- номер накладной - в поле "Вход. документ №"
- проверить, что поставщик указан корректно
- покупатель (должен быть твой склад)
- ✔️ в «оприходовать на склад»
- повторно - дата под строкой «счет фактура»
3. Добавить позиции и их количество в соответствии с накладной
*Обрати внимание на фасовку, которая указана в шаблоне, и используй ее (ориентируйся на фактические объемы упаковок товаров)
**Также в накладную добавляем именно товары, а не блюда
*Обрати внимание на фасовку, которая указана в шаблоне, и используй ее (ориентируйся на фактические объемы упаковок товаров)
**Также в накладную добавляем именно товары, а не блюда
4. Проставить % НДС в соответствии с накладной (если он есть)
5. Сверить суммы в столбцах «Сумма с НДС» в IIKO и бумажной накладной.
Если они отличаются, скорректируй суммы в IIKO в соответствии с суммами в бумажной накладной.
6. Сверить итоговую сумму накладной в IIKO и бумажной накладной
(С учетом НДС, если он есть)
Если они отличаются, скорректируй суммы в IIKO в соответствии с суммами в бумажной накладной.
6. Сверить итоговую сумму накладной в IIKO и бумажной накладной
(С учетом НДС, если он есть)
7. В разделе «доставка и оплата» в шапке накладной заполнить срок оплаты накладной в соответствии с отсрочкой.
Срок отсрочки можно посмотреть в договоре
При заключении договора, отсрочку сразу прописываем в реестре оплат
Срок отсрочки можно посмотреть в договоре
При заключении договора, отсрочку сразу прописываем в реестре оплат
8. Проверить, что стоит ✔️ в «с проведением» в нижнем правом углу накладной
9. Сохранить и закрыть накладную
9. Сохранить и закрыть накладную
Даты и время прихода накладных
Важно проставлять их корректно, чтобы расчёты ревизии велись корректно
Эти поставки датируем фактическим временем поставки:
Приехало в 13:30 - ставим в IIKO 13:30
- ООО «Метро»
- ООО «Комплекс бар» / ИП Басырова (сиропы)
- ООО «Лепан» (стаканы, крышки)
- ИП Борисов (хозы)
- ООО «Гроссфуд» (концентраты)
Эти поставки заводим от фактической даты поставки, временем 23:59.
Приехало 15.03 вечером - ставим в IIKO 15.03 23:59
- ООО «Деском» (мелкоштучка, тапиока)
- ООО «ФЗП» (трайфлы)
ИП Брюханов заводим датой реализации, время 9:00.
Ставим сегодняшнюю дату (как и в накладной) и время 9:00 утра
Если приехала дозаявка - ставим фактические дату и время поставки
Эти поставки датируем фактическим временем поставки:
Приехало в 13:30 - ставим в IIKO 13:30
- ООО «Метро»
- ООО «Комплекс бар» / ИП Басырова (сиропы)
- ООО «Лепан» (стаканы, крышки)
- ИП Борисов (хозы)
- ООО «Гроссфуд» (концентраты)
Эти поставки заводим от фактической даты поставки, временем 23:59.
Приехало 15.03 вечером - ставим в IIKO 15.03 23:59
- ООО «Деском» (мелкоштучка, тапиока)
- ООО «ФЗП» (трайфлы)
ИП Брюханов заводим датой реализации, время 9:00.
Ставим сегодняшнюю дату (как и в накладной) и время 9:00 утра
Если приехала дозаявка - ставим фактические дату и время поставки
Проставление оплат накладных в реестре оплат
Чтобы проставить накладную на оплату в реестр, нужно:
1. Найти нужного поставщика
2. Найти столбец с датой, когда должна быть оплачена накладная
- в соответствии со сроком отсрочки оплаты по договору (раньше можно, позднее - нет)
- дата оплаты в IIKO и реестре одинаковая
3. Поставить сумму в ячейку
- сумма должна быть одинакова в точности до копейки на бумажной накладной, в IIKO и реестре
- если несколько накладных должны встать на оплату в один день - суммируем их через формулу (= число + число)
4. Добавить примечание с датой поставки
- та же дата, что на накладной
- если несколько накладных должны встать на оплату в один день - в примечании пишем даты поставок через запятую
Ниже показали на конкретном примере: накладная метро от 16.04 встала на оплату 30.04 (отсрочка оплаты по договору - 14 дней), сумма оплаты - 11 424,00 рублей
1. Найти нужного поставщика
2. Найти столбец с датой, когда должна быть оплачена накладная
- в соответствии со сроком отсрочки оплаты по договору (раньше можно, позднее - нет)
- дата оплаты в IIKO и реестре одинаковая
3. Поставить сумму в ячейку
- сумма должна быть одинакова в точности до копейки на бумажной накладной, в IIKO и реестре
- если несколько накладных должны встать на оплату в один день - суммируем их через формулу (= число + число)
4. Добавить примечание с датой поставки
- та же дата, что на накладной
- если несколько накладных должны встать на оплату в один день - в примечании пишем даты поставок через запятую
Ниже показали на конкретном примере: накладная метро от 16.04 встала на оплату 30.04 (отсрочка оплаты по договору - 14 дней), сумма оплаты - 11 424,00 рублей
Как работать с отсрочками оплат
Главные принципы управляющего: четкость и своевременность. В оплатах услуг и поставок - так же
Отсрочка - это срок, в течение которого мы обязаны оплатить:
- накладную, после получения поставки
- счет, после его получения или после получения акта выполненных работ
Всю необходимую информацию можно найти в договоре на оказание услуг с поставщиком:
- порядок оплаты (предоплата или постоплата),
- основание оплаты (счет, акт выполненных работ, договор)
- срок оплаты (она же отсрочка) и какие дни считаются (рабочие или календарные).
Обычно мы производим оплату в последний возможный день отсрочки, но с привязкой
к платежным дням:
Платежными днями считаем пн, ср и пт - в эти дни оплачиваются счета и накладные
Например:
- отсрочка по оплате метро на моем адресе - 18 календарных дней.
- поставка приехала 02.04.2025, накладная от этой же даты.
- в соответствии с отсрочкой оплата должна встать на 20.04.25, но это воскресенье, поэтому я ставлю оплату на последний платежный день в рамках периода отсрочки - это пятница (18.04.25)
Если пн, ср или пт выпадают на праздники - они считаются нерабочими днями, и оплату ставим до них
Отсрочка - это срок, в течение которого мы обязаны оплатить:
- накладную, после получения поставки
- счет, после его получения или после получения акта выполненных работ
Всю необходимую информацию можно найти в договоре на оказание услуг с поставщиком:
- порядок оплаты (предоплата или постоплата),
- основание оплаты (счет, акт выполненных работ, договор)
- срок оплаты (она же отсрочка) и какие дни считаются (рабочие или календарные).
Обычно мы производим оплату в последний возможный день отсрочки, но с привязкой
к платежным дням:
Платежными днями считаем пн, ср и пт - в эти дни оплачиваются счета и накладные
Например:
- отсрочка по оплате метро на моем адресе - 18 календарных дней.
- поставка приехала 02.04.2025, накладная от этой же даты.
- в соответствии с отсрочкой оплата должна встать на 20.04.25, но это воскресенье, поэтому я ставлю оплату на последний платежный день в рамках периода отсрочки - это пятница (18.04.25)
Если пн, ср или пт выпадают на праздники - они считаются нерабочими днями, и оплату ставим до них
Для удобства можно пользоваться калькулятором отсрочки