- Заказывать так, чтобы не было стопов
- Заказывать так, чтобы не было перезатарки
Калькулятор состоит из нескольких листов. Ниже описали, для чего нужен каждый из них
1. Убедиться, что на складе порядок
Чтобы правильно посчитать остатки, должны соблюдаться условия:
-> склад прибран, соответствует образцу
-> у каждой позиции только одно место хранения
-> все коробки открыты
-> все позиции стоят на отведенных им местам
Тебе будет сложно посчитать остатки корректно, если:
-> на складе бардачно
-> одна и та же позиция стоит в разных местах
-> одни коробки закрыты другими, непонятно, что в них
-> ты не видишь абсолютно все позиции на складе, просто стоя напротив стеллажа
эти условия формируют перезатарку на складе и потерю денег
3. Открыть нужный калькулятор заявки
Предположим, тебе нужно заказать Метро:
-> открываешь лист "ООО Метро"
-> выбираешь один из двух калькуляторов:
на будни или выходные (какой день недели завтра?)
в него ты и будешь заполнять остатки
Важно: если сегодня тебе уже приезжала поставка от этого поставщика, ее не нужно учитывать
5. Отфильтровать список позиций
В калькуляторе настроены формулы, которые автоматически посчитают, сколько должно быть продукта, и сколько его нужно заказать с учетом остатка, который ты указал
В столбце "заказать" появится итоговое количество -> это и будет нашей заявкой
Если есть позиции, которые не нужно заказывать (в столбце "заказать" стоит 0 или число с минусом), их нужно отфильтровать
Далее убираем лишние столбцы: оставляем только наименование позиций, их фасовку и количество, которое нужно заказать
-> юр. лицо
-> адрес доставки
-> наименования позиций, которые нужно заказать
-> фасовка, в которой позиции отгрузят
-> объем каждой позиции
В файле с калькулятором есть подсказка, в каком мессенджере находится чат с поставщиком, и как он называется
В случае с метро, заявку оформляем на сайте
4 возят ингредиенты, 2 - хозы
- 1. ООО "Метро"Возят жидкости, молоко
- 2. ООО "Комплекс Бар" (они же - ИП Басырова)Возят:
- сиропы
- пюре для чаев и лимонадов
- посыпки
- баллоны для сифонов - 3. ООО "Гросс Фуд"Возят:
- концентраты на фильтр, декаф, чай
- кофе в зернах - 4. ООО "Кофе Арт"Возит концентрат эспрессо
- 5. ООО "Лепан"Возит:
- бумажные стаканы, крышки к ним
- трубочки
- насадки на трубочки, стикеры для стикермании и на стаканы
- сумки для булочек, котов
- сок манго - 6. ООО "УралСнабСервис" (они же - ИП Борисов)Возит:
- пластиковые стаканы, крышки к ним
- брендированные пакеты
- пластиковые приборы, мусорные мешки, чековую ленту и прочие хозы
Так выглядит заполненный склад кофейни, которая делает выручку 10.000.000 в месяц
Если склад кофейни с меньшей выручкой затарен сильнее, и что-то не помещается на стеллажи - это перезатарка
Значит, где-то в заявках были допущены ошибки
В такой ситуации нужно перепроверить калькуляторы заявок, позиции из которых остались в большом количестве
С таким складом кофейня теряет деньги
- у продуктов нет своего места (его не хватает)
- сложно найти нужный товар
- сложно считать остатки для составления грамотной заявки
- сложно считать остатки для инвентаризации
- долго принимать объемные заявки
- как следствие - замороженные деньги, уставшие сотрудники и плохой экономический результат кофейни
Важно отслеживать, что:
- Поставку привезли в соответствии с заявкой, а не больше или меньше
- Накладная соответствует факту поставки
На приемке
1. Прикати тележку к месту приемки поставок
2. Возьми накладную у водителя. Накладная выглядит так:
3. Теперь нужно сверить сколько товара приехало и сколько прописано в накладной:
- Смотрим в первый товар в накладной и считаем сколько нам привезли по факту
- Ставим галочку, если количество сходится
- Проделать так с каждой позицией накладной
4. Если все позиции из накладной сошлись по количеству, нужно поставить подпись и печать юр. лица
Подпись ставит только официально трудоустроенный сотрудник.
Если поставка не совпала с накладной
1. Если количество не сходится, нужно сделать в накладной пометку: зачеркнуть количество, написанное в накладной, и написать фактическое количество рядом, поставить подписи свою и водителя
*в случае с метро нужно заполнить совместно с водителем акт и взять один экземпляр себе.
2. Дать обратную связь о расхождении в чате с поставщиком - нужна будет исправленная накладная
Например:
"Добрый день! На *адрес* поставка не сходится с накладной:
Печенье ореховое - в накладной - 20, факт - 10
Картошка - в накладной - 5, факт - 15
Отправьте скорректированную накладную
Спасибо!"
3. Придержать текущую накладную на адресе до прихода исправленной
На складе
Расставить позиции в соответствии с подписями и по ротации - этим занимается сотрудник, который подготавливает затарку для пополнения на следующий день